So schreibst du gute Business-Mails

Laut einer Statista-Prognose soll sich die Anzahl der täglich versendeten sowie empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2025 auf 376,4 Milliarden belaufen. Der Großteil davon bezieht sich auf elektronische Nachrichten, die im Business-Kontext übermittelt werden. So hat sich in den letzten Jahrzehnten die Business-Mail zu einem wichtigen Werkzeug entwickelt, um mit potenziellen oder bestehenden Geschäftspartnerinnen und -partnern Kontakt aufzunehmen. Und sie ist gekommen, um zu bleiben.

Kommt der geschäftlichen E-Mail so eine hohe Bedeutung zu, sollten beim Erstellen auch inhaltliche sowie formelle Kriterien beachtet werden, um beim Gegenüber gut anzukommen. Eine gute Business-Mail strahlt Professionalität aus und erweist den Empfängerinnen und Empfängern Respekt. Wir zeigen dir, wie du mit deiner elektronischen Nachricht eine gute Basis für deine Geschäfte schaffen kannst und geben dir wichtige Tipps für eine gute Business-Mail.

Gute Business-Mails beginnen vor den ersten Zeilen

Den Grundstein für eine professionelle Business-Mail legst du noch bevor du die ersten Zeilen des Inhalts verfasst. Wirf einen Blick auf deine E-Mail-Adresse. Diese gehört zu den wichtigsten Kontaktdaten bei der digitalen Kommunikation. Aus diesem Grund sollte dieses Kommunikationsinstrument auch die Professionalität deines Business widerspiegeln.

Wir empfehlen dir, eine eigene Domain für deine E-Mail-Adresse zu wählen. Alle deine Mitarbeiter:innen können mit einer individuellen E-Mail-Adresse dieser Domain kommunizieren und ihr Postfach verwalten. Dieser Schritt ergibt mehrere Vorteile:

• Du strahlst Seriosität aus und stärkst deinen Markenauftritt.
• Du erweckst mit deinem Domainnamen bereits Erwartungen beim Empfangenden.
• Die E-Mail-Adresse kann sich leichter gemerkt werden.
• Die Domain ist in deinem Besitz und kann langfristig genutzt werden.
• Du verzichtest auf Werbung im Postfach und setzt auf Sicherheit.

Mehr über die Vorteile einer eigenen Domain für deine E-Mail-Adresse kannst du in einem anderen Blogartikel nachlesen:
Warum sich eine eigene Domain für deine E-Mail-Adresse lohnt >

4 Tipps zur Gestaltung geschäftlicher E-Mails

Nun widmen wir uns der Business-Mail selbst. Wir haben die wichtigsten Bereiche einer E-Mail für dich herausgepickt und möchten dir dazu die entsprechend relevanten Tipps zukommen lassen, die dich im oftmals überfüllten Postfach deiner Empfänger:innen hervorstechen lassen.

Aussagekräftigen Betreff wählen

Dein Absender und der Betreff sind die ersten zwei Dinge, die beim Empfangenden deiner Business-Mail im Postfach aufscheinen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass du deinem Betreff besondere Beachtung schenkst, um die Aufmerksamkeit für das Öffnen der E-Mail zu wecken. Empfänger:innen sollen auf den ersten Blick verstehen, welchen Inhalt beziehungsweise welches Thema die Nachricht beinhaltet. Auf Basis der wenigen Worte wird entschieden, ob die E-Mail direkt geöffnet, momentan ignoriert oder sogar gelöscht wird.

Passende Ansprache formulieren

Speziell bei Business-Mails solltest du immer eher zu formell als zu wenig sein. Dabei spielt auch die Ansprache deiner Kommunikationspartner:innen eine wichtige Rolle. Oftmals kommunizierst du mit deinen Vorgesetzten, kaum bekannten Kolleginnen und Kollegen oder noch fremden, potenziellen Geschäftskontakten. In diesem Fall kannst du immer auf die klassische Ansprache „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“ zurückgreifen. Kennst du die Leute bereits besser oder sind diese hierarchisch auf deiner Ebene, kannst du zum Beispiel auch mit einem freundlichen Einstieg durch „Liebe/r Frau/Herr …“ oder „Guten Morgen/Tag …“ punkten.

Die nächste Ebene in Richtung einer informelleren Ansprache ist ein „Hallo“. Diese Form sollte nur bei guten Kolleginnen und Kollegen, engen Geschäftspartnerschaften mit einem lockeren Verhältnis und einer ausgesprochenen Du-Vereinbarung verwendet werden.

Werden mehrere Personen innerhalb einer E-Mail angesprochen, sollte immer die hierarchisch höhere Person zuerst erwähnt werden. Befinden sich alle Ansprechpartner:innen auf einer Ebene, kannst du zum Beispiel eine alphabetische Reihenfolge wählen. Kennst du einen oder mehrere Adressierten nicht, kannst du auf die allgemeine Ansprache „Sehr geehrte Damen und Herren …“ zurückgreifen.

Eine falsche Anrede macht einen schlechten ersten Eindruck. Sind Ansprechpartner:innen nicht bekannt, kann danach recherchiert oder gegebenenfalls auf eine allgemeine Ansprache ausgewichen werden.

Inhalt ansprechend aufbauen

Werde den Erwartungen deiner Empfänger:innen gerecht und fasse in den ersten Zeilen die wichtigsten Informationen beziehungsweise den Grund für die E-Mail zusammen. Achte darauf, dass du dafür eine einfache Sprache und kurze Sätze verwendest, um dein Anliegen auf den Punkt zu bringen und verständlich wiederzugeben. Baue auch Absätze ein, die die Lesbarkeit zusätzlich unterstützen.

Nach der Erstellung deines Inhalts wirf noch einmal einen Blick über deine Business-Mail. Prüfe die korrekte Schreibweise von Wörtern und die Verwendung richtiger Satzzeichen. Auch die Darstellung der E-Mail spiegelt das Auftreten deines Unternehmens wider. Verwende eine einheitliche Schriftart und -farbe. Diese kann auch zur Corporate Identity deiner Organisation passen. Der Einsatz von Farbe sollte dabei aber dezent sein und nicht vom eigentlichen Inhalt der Mail ablenken.

E-Mail perfekt abrunden

Beende deine geschäftliche E-Mail immer mit einer Aufforderung. Warum wurde diese E-Mail eigentlich übermittelt und was erwartest du von deiner Kontaktperson? Soll diese Kontakt aufnehmen, einen Auftrag bestätigen oder einen Termin vereinbaren? Mit klaren Anweisungen kannst du oft rascher mit einer Antwort rechnen.

Vergiss zusätzlich nicht auf eine angemessene Grußformel als Abschluss der E-Mail. Der jahrelange Standard „Mit freundlichen Grüßen“ kann zwar immer noch verwendet werden, wird aber immer weniger eingesetzt. Viel mehr setzen Gesprächspartner:innen auf „Herzliche/Liebe/Viele Grüße“, welche auch mit einer persönlichen Komponente kombiniert werden können, wie zum Beispiel „Herzliche Grüße aus/nach Linz“.

Signatur als professioneller Abschluss

Die herzlichen Grüße als Abschluss deiner Business-Mail sind übermittelt, aber dennoch gibt es noch einen weiteren Punkt, den deine geschäftliche E-Mail enthalten sollte. Die Signatur verleiht einer E-Mail oft einen offiziellen Charakter und zählt auch als Vertrauenssigel für deine Geschäftspartner:innen.

Dieser Bereich rundet jede professionelle E-Mail ab und sollte dabei zumindest deinen Vor- und Nachnamen, deine Position, den Namen deines Unternehmens und zusätzliche Kontaktdaten, wie zum Beispiel die Telefonnummer, enthalten. Die Signatur kann dabei auch an die Corporate Identity deines Unternehmens angepasst werden und zum Beispiel auch dein Logo enthalten.

Zusätzlich bietet der professionelle Abschluss einer Business-Mail Platz für Werbung oder Informationen zu deinem Unternehmen. Du kannst deine Social-Media-Kanäle verlinken sowie auf deinen Webauftritt verweisen. Als zusätzliches Vertrauenssigel kannst du das zuständige Firmengericht oder auch deine Firmenbuchnummer anführen. So wird dein Kontakt weniger häufig als Spam eingeordnet.

Letzter Check vor dem Versand der Business-Mail

Bevor du den Senden-Button deines E-Mail-Programms endgültig betätigst, solltest du all deine Einstellungen und formulierten Inhalte noch einmal prüfen. Stelle dir dabei unter anderem folgende Fragen:

• Sind die richtigen Empfänger:innen hinzugefügt?
• Ist ein kurzer, sprechender Betreff hinterlegt?
• Verwendest du die richtige Ansprache für deine Empfänger:innen?
• Sind alle Tippfehler korrigiert und verwendest du eine korrekte Ausdrucksweise?
• Ist der Inhalt auf den Punkt gebracht und verständlich?
• Ist die Signatur vollständig und angefügt?
• Sind alle Anhänge, die du mitsenden willst, auch tatsächlich angehängt?

Hebe deine Business-Mails auf ein neues Niveau und nutze die angeführten Tipps direkt für deine Kommunikation mit Geschäftskontakten. Wir liefern dir das passende Produkt, um mit einer professionellen, sicheren E-Mail-Adresse inklusive eigener Domain durchzustarten!

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