Was ist ein E-Mail-Client? Eine Definition und die wichtigsten Funktionen

Vielleicht hast du den Begriff E-Mail-Client in deinem privaten oder beruflichen Umfeld schon einmal gehört. Wir sind ziemlich sicher, dass du auch schon einmal eine Anwendung wie diese genutzt haben. Doch was ist eigentlich ein E-Mail-Client, welche Funktionen bietet dieser für die Verwaltung deiner E-Mails und welche Anbieter:innen gibt es? Diese Fragen möchten wir gerne für dich in diesem Blogbeitrag klären.

Was ist ein E-Mail-Client?

Ein E-Mail-Client ist eine Software, die dich beim Verwalten deiner E-Mails unterstützt. Dabei greift der:die Nutzer:in einer E-Mail-Adresse auf das entsprechend verknüpfte Postfach zu und kann dort wichtige Aufgaben, wie zum Beispiel das Erstellen, Senden oder Empfangen von E-Mails, erledigen. Der Client ist für die Verbindung zum Mailserver zuständig, wovon E-Mails abgerufen beziehungsweise auch an andere Mailserver versendet werden können.

Beliebte E-Mail-Clients sind dabei Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder Apple Mail. Durch die intuitive Oberfläche dieser Anwendungen wird die Verwaltung von E-Mail-Aktivitäten zum Kinderspiel. Neben den klassischen Funktionalitäten zum Versand und Empfang von Nachrichten bietet ein E-Mail-Client hilfreiche Zusatzfeatures. Diese ermöglichen unter anderem eine einfache Ordnerverwaltung oder das Anlegen von Adressbüchern, Empfangsbestätigungen sowie Abwesenheitsnotizen.

Zugriff auf dein Postfach: IMAP vs. POP3

Bei der Einrichtung eines E-Mail-Postfachs auf dem Client deiner Wahl kannst du zwischen zwei unterschiedlichen Standards zum Abrufen deiner Nachrichten vom Server wählen:

• Internet Message Access Protocol (IMAP)
  Dieses Protokoll ermöglicht dir den direkten Zugriff eines E-Mail-Postfachs auf den dazugehörigen Mailserver. Das bedeutet, dass die E-Mails nicht lokal auf einem Endgerät gespeichert werden, sondern von unterschiedlichen Stellen aus zentral am Server über den Client verwaltet werden können.
  Mehr zu diesem Thema findest du auf unserem FAQ-Portal >
• Post Office Protocol (POP3)
  Bei diesem Übertragungsprotokoll werden E-Mails vollständig vom Mailserver des jeweiligen Providers heruntergeladen. Die Nachrichten können danach lokal auf dem entsprechenden Endgerät bearbeitet werden.
  Mehr zu diesem Thema findest du auf unserem FAQ-Portal >

Je nachdem, wie du dein Postfach mit dem gewählten Client verwalten möchtest, ergeben sich unterschiedliche Anforderungen. Informiere dich über deine Möglichkeiten und entscheide dich für die optimale Lösung, passend zu deinem Anwendungsfall.

Welche wichtigen Funktionen übernimmt ein E-Mail-Client?

Die Grundfunktionalität eines E-Mail-Clients liegt darin, dich beim Erstellen, Versenden, Empfangen und Verwalten von Nachrichten zu unterstützen. Dazu bietet die Anwendung zum Beispiel ein umfassendes Ordner-Management. Du kannst E-Mails manuell sowie automatisch in entsprechende Ordner verschieben oder auch archivieren. Nachrichten werden dabei unter anderem in gelesen, ungelesen oder gelöscht kategorisiert. Individuell festlegbare Regeln können diese Kategorisierung noch ausweiten und dich bei der Priorisierung deines Postfachs unterstützen.

Zusätzlich übernimmt ein E-Mail-Client die Kommunikation mit dem entsprechenden Mailserver des Postfachs und kann dadurch auch mit anderen Servern kommunizieren, um Nachrichten weiterzuleiten. Dabei kannst du E-Mails auch direkt an mehrere Empfänger:innen übermitteln. Die verwendeten E-Mail-Adressen lassen sich innerhalb eines Adressbuchs verwalten und mittels Carbon Copy (CC) oder Blind Carbon Copy (BCC) in unterschiedliche Empfängerkategorien einordnen.

Neben der Verwaltung deiner Kontakte hast du ebenfalls Zugriff auf eine Kalenderfunktion. An dieser Stelle lassen sich deine Termine einfach verwalten. Du kannst andere Nutzer:innen einladen, einen Ort für deine Besprechung festlegen und die Einladung automatisch an deinen Gesprächspartner versenden. Zu- beziehungsweise Absagen landen wiederum direkt in deinem Postfach. Automatisch versendete Nachrichten wie diese gibt es mehr: Du kannst so auch Empfangsbestätigungen übermitteln oder eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen.

Lasse uns außerdem noch einmal auf das Thema Filter zurückkommen. Neben klassischen Filtermöglichkeiten, um deine empfangenen Nachrichten richtig einzuordnen, gibt es auch Viren- sowie Spam-Filter, die zur Anwendung kommen. Diese schützen dein Postfach und somit auch dich als Nutzer:in vor Nachrichten mit bösartigen Absenderinnen und Absendern beziehungsweise Inhalten.

Welche E-Mail-Clients gibt es?

E-Mail-Clients werden direkt auf dem entsprechend genutzten Endgerät, wie zum Beispiel einem PC, Smartphone oder Tablet, installiert und eingerichtet. Demnach solltest du bei der Auswahl auch darauf achten, dass die Clients teilweise abhängig vom entsprechend genutzten Betriebssystem sind. hast du dich für einen Client entschieden, kann diese sehr einfach eingerichtet werden, wobei sich oftmals eine assistierende Oberfläche unterstützt. Wir möchten dir die drei gängigsten E-Mail-Clients Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird sowie Apple Mail kurz vorstellen.

Microsoft Outlook

Das Microsoft-Produkt Outlook ist wohl einer der bekanntesten E-Mail-Clients am Markt. Dieser ist speziell bei Unternehmen beliebt und Teil der Office-365-Familie. Dies bedeutet aber auch, dass die Nutzung nicht kostenlos ist und für diese Anwendung, so wie für andere Office-Produkte, Lizenzkosten anfallen. Dennoch überzeugt dieser Client mit einem umfassenden Feature-Angebot. Hilfreiche Funktionen, wie der Kalender oder das Adressbuch, sind bereits für alle Nutzer:innen ohne weitere Add-Ons zugänglich.

Auf unserem FAQ-Portal haben wir zusammengefasst, wie du deine world4you-E-Mail-Adresse in Outlook einrichten kannst:
Wie kann ich meine E-Mail-Adresse in Microsoft Outlook einrichten? >

Mozilla Thunderbird

Mozilla Thunderbird kristallisierte sich in den letzten Jahren als häufig genutzte Office-Alternative heraus. Diese Open-Source-Lösung ist im Vergleich zum Marktführer auch kostenlos verfügbar. Die Basis-Version des Tools verfügt über die wichtigsten Funktionalitäten für die Verwaltung Ihrer E-Mails. Zusätzlich kannst du mit Erweiterungen arbeiten, um auf Kalenderfunktionen oder Adressbücher zurückgreifen zu können. 

Wir zeigen dir in unserem FAQ-Portal, wie du deine world4you-E-Mail-Adresse in Mozilla Thunderbird einrichten kannst:
Wie kann ich meine E-Mail-Adresse in Mozilla Thunderbird einrichten? >

Apple Mail

Auch Apple Mail verfügt über eine hohe Anzahl an Nutzer:innen, da dieser E-Mail-Client direkt auf Apple-Endgeräten vorinstalliert ist. Mit der einfachen Benutzeroberfläche und einer iPhone-Integration vereint das Tool die Vorteile aus dem Apple-Universum. Dabei werden viele Möglichkeiten zur Gestaltung eines E-Mails sowie zur Organisation geboten. Mit sogenannten Fahnen können Nachrichten kategorisiert beziehungsweise mit Regeln hinterlegt werden. Du erkennst so sofort, um welche Art von E-Mail es sich handelt.

In unserem FAQ-Portal findest du eine einfache Anleitung, wie du deine world4you-E-Mail-Adresse in Apple Mail einrichten kannst:
Wie kann ich meine E-Mail-Adresse in Apple Mail einrichten? >

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In einem unserer Blogbeiträge sprechen wir übrigens darüber, warum es sich eine eigene Domain für deine E-Mail-Adresse lohnt.

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