Vom Flussschiff zum world4you-Boot: Unsere Management- & HR-Assistentin Lisa im Interview

Das Miteinander ist einer der Unternehmenswerte von world4you und unsere Quereinsteigerin und Allround-Talent Lisa sorgt sich neben vielem anderen auch dafür. Sie unterstützt nicht nur die Geschäftsführung und HR, sondern bemüht sich um ein angenehmes Büroleben, Events sowie ihre Kolleginnen und Kollegen. Wir haben Lisa zu einem Interview eingeladen und unter anderem gefragt, wie ihr Werdegang aussieht, wie sie zu world4you gekommen ist und was ihre täglichen Aufgaben sind. 

Am Anfang würde ich gerne etwas über dich erfahren. Was ist dein Werdegang, was steht in deinem Lebenslauf?

Mein Name ist Lisa Marie Havelka, wobei ich hauptsächlich meinen ersten Vornamen Lisa benutze. Ich bin 33 Jahre, geboren in Steyr, Oberösterreich und 2020 nach Linz gezogen.

Wenn ich bei der Schule anfange, hab ich nach der Volksschule und Hauptschule in Steyr die dreijährige Handelsschule gemacht und anschließend einen Job im Büro gesucht. Leider hab ich damals keinen Job gefunden. Ich hab dann zum Kellnern begonnen und mir gedacht, wenn ich jetzt eh schon kellnere und zu dem Zeitpunkt hat es mir auch noch Spaß gemacht, dann mache ich gleich noch die Lehrausbildung dazu. So hab ich die Lehre zur Restaurantfachfrau begonnen, hab dann, während ich 2009 als Rezeptionistin nach Tirol gegangen bin, den Lehrabschluss fertig gemacht und dann insgesamt fünf Jahre als Rezeptionistin in verschiedenen Hotelbetrieben in Tirol gearbeitet. 

Nach einigen Jahren als Rezeptionistin entschied ich mich 2014, dass ich eine Pause von der Gastronomie und Hotellerie brauche. Ich hab dann 2 Jahre im Sales-Innendienst als Marketing & Sales-Assistentin gearbeitet und als mir das dann zu langweilig geworden ist, suchte ich nach einer neuen Herausforderung. Auf Empfehlung einer Freundin kam ich auf die Idee am Schiff zu arbeiten. Weil ich weiß, dass ich nicht hochseetauglich bin, probierte ich es am Fluss.

Ich ging zur A-Rosa Reederei und hab mich dort insgesamt 4 Jahre zur Abteilungsleitung hinaufgearbeitet. Ich kümmerte mich um die Ausflüge, Reiseplanung, den Bordshop, das Entertainment und war die erste Ansprechperson für die Gäste sowie die Stimme des Schiffs. Am Mikrofon informierte ich die Gäste über das tägliche Geschehen. Ich lernte dadurch die Regionen nahe der Donau, dem Rhein, der Mosel, der Rhône und Sâone sowie der Seine kennen. 

Schweren Herzens habe ich mich nach 4 Saisonen dann gegen die Flussschifffahrt entschieden, weil es einfach kein Job ist, mit dem man eine Work-Life-Balance vereinbaren kann. 

Daraufhin hab ich 2019 beschlossen sesshaft zu werden, bin nach Linz gezogen und hab mir einen neuen Job gesucht. Ich hab 2020 als Front-Office-Managerin in einem IT-Unternehmen aus Linz zum Arbeiten begonnen. Durch Covid, das uns ja alle ziemlich spontan erwischt hat, hat sich der Job ziemlich stark verändert, sodass ich nicht mehr wirklich gebraucht wurde. Zumindest war das mein Gefühl. Ich suchte nach einer neuen Herausforderung und hab mir mit der Matura einen langjährigen Traum erfüllt. Durch die Möglichkeit von Bildungskarenz hab ich am WIFI Linz innerhalb von 9 Monaten meine Matura nachgeholt. Daraufhin habe ich mir dann einen neuen Job gesucht und bin seit August 2021 bei world4you. 

Wie bist du zu world4you gekommen?

Ziemlich klassisch. Ich hab einfach online nachgeschaut. Um den Job bei world4you zu finden, hab ich mir wirklich Zeit gelassen. Ich hab nach etwas gesucht, bei dem ich meine Eigenschaften sehe, meine Stärken, meine Kenntnisse und vielleicht auch etwas, was ich noch nicht gemacht habe. Zum Schluss habe ich zwei Jobs gehabt, zwischen denen ich mich entscheiden musste. Ich hab mich schließlich für world4you entschieden, weil es Gleitzeit, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit für Home-Office gab. Außerdem, weil ich ein Mal pro Woche nach Wien fahren darf beziehungsweise soll. Kann man jetzt aus beiden Perspektiven sehen. Mich hat das wirklich gereizt, dass ich hier eine Assistenzposition angehen werde, was ich so im klassischen Sinne noch nicht gemacht habe. Das dann auch noch für die Geschäftsführung und den HR-Bereich. Es hat mich einfach alles im gesamten so überzeugt, dass ich diesen Job wählte. 

Wie hast du dich auf dein Erstgespräch bzw. Bewerbungsgespräch vorbereitet?

Ich war gerade in der Endphase der Matura, meine finalen Prüfungen sind angestanden und ich hatte witzigerweise meinen virtuellen Termin zum Erstgespräch falsch in den Kalender eingetragen. Ich dachte, er wäre erst eine Woche später. Dann bekam ich auf einmal einen Anruf von einer Nummer, die ich nicht eingespeichert hatte. Jasmin, unsere HR-Leitung, war am Telefon und meinte zu mir, dass wir jetzt gerade unser virtuelles Bewerbungsgespräch hätten. Ich glaubte es zuerst nicht, dann merkte ich, dass ich mir den Termin falsch eingetragen hatte. Eigentlich war ich gerade mit meiner besten Freundin am Sekt trinken, weil eine der Prüfungen vorbei war und wir das feiern wollten. Ich musste sie dann sitzen lassen und sagte sowas wie „Ich hab jetzt ein Bewerbungsgespräch.“. Es dauerte keine 5 Minuten, bis ich eine Bluse anhatte und das Google Meet startete. 

Beim Gespräch erfuhr ich, dass es diesen Job davor noch nicht gegeben hat, weshalb wir sehr viel über die Aufgaben sprachen. Ich erfuhr viel über die Firmenstruktur und warum diese Position geschaffen wurde beziehungsweise, was die Idee dahinter war. Wir hatten damals schon viel über Ideen und mögliche Projekte geredet. 

Was glaubst du, waren die ausschlaggebenden Gründe, dass du letztendlich genommen wurdest?

Mir wurde erzählt, dass es einige KandidatInnen gegeben hätte und eigentlich hätten sie auch lieber jemanden in Wien eingestellt. Sie haben sich dann trotzdem für mich in Linz entschieden, weil ich wohl für diese Position am besten gepasst habe. Das, was ich bereits gemacht habe und wahrscheinlich auch meine Art, war vermutlich ausschlaggebend. Für mich ist dann einfach hängen geblieben, dass mein Querfeld-ein-Lebenslauf, für diese Position vielleicht genau das richtige war. Die HR-Leitung meinte damals, dass mich eine grüne Wiese erwartet. Es gibt Menschen, die das abschreckt, aber mich begeisterte die Idee und hoffte, mich hier entfalten zu können. Und genauso war es dann auch. Ich habe eine Position vorgefunden, die nur grob definiert war, in der ich mich entfalten konnte und in der ich vollstes Vertrauen von allen Seiten bekommen habe und immer noch bekomme. 

Welche deiner Eigenschaften bringen dir am meisten in deinem Job?

Ich glaube, mein Organisationstalent. Das habe ich auch schon öfters gehört. Die Tatsache, dass ich ganz viele Sachen parallel machen kann und dennoch den Überblick darüber bewahre. Außerdem, dass ich Dinge bereits grob bis zum Schluss durchdenke, sodass ich weiß, wohin der Weg geht. Dass ich diese Eigenschaften mitbringe, macht mir meinen Job sehr viel angenehmer. Manchmal muss ich meine Aufgaben mehrmals täglich neu priorisieren. Neue Aufgaben können minütlich über Outlook, Mattermost oder übers Telefon hereinkommen. Ich glaube daher, dass die wichtigste Eigenschaft die Organisationsfähigkeit ist. Aber sicher auch die Freude am Sachen machen, die man zuvor noch nie gemacht hat. Die auch vielleicht nicht wirklich in einen bestehenden Aufgabenbereich passen, die aber doch irgendwie gut zu meinem Aufgabenprofil passen. Und wenns mal nicht in mein Aufgabenprofil reinpasst, bin ich mir dafür auch nicht zu schade. 

Gehen wir nochmal zu deinem Anfang bei world4you. Was hast du da besonders in Erinnerung?

Die erste Zeit war auf jeden Fall sehr intensiv. Ich habe mich bei jeder Aufgabe, die aufgeploppt ist, selbst strukturieren gelernt und mich auch irgendwie in der Rolle finden müssen. Ein Teilbereich des Jobs ist die Terminkoordination der Geschäftsführung. Ich kann Termine anlegen, ablehnen, ausschicken, anpassen, bearbeiten und ich hab damit auch die Verantwortung, dass der Terminkalender realistisch umsetzbar ist. Das war etwas, was ich zuvor noch nicht gemacht hatte. Man hat sich anfangs einfach mal durch die Funktionen durchgeklickt und irgendwann fand ich mich zurecht. 

Durch meine Schnittstellenfunktion arbeite ich in vielen Bereichen mit. Mein Job besteht grob aus Terminkoordination, Reiseplanung und Assistenz der Geschäftsführung. Weiters habe ich den Officemanagement-Teil für beide Standorte, die Eventkoordination, und bin auch die Assistenz der HR-Leitung, in der ich in Projekte involviert bin und beim Recruiting und Bewerbermanagement unterstütze. Das reinfuxen in die Position war, glaube ich, das herausforderndste in der Onboarding-Zeit. Es hat nicht wirklich eine Person gegeben, die mich komplett in alles anlernen konnte. Man hat mir in vielen Teilen vertraut, dass ich mich in meinen Aufgaben finde. 

Wie bist du dann schließlich zu deinen Aufgaben gekommen?

Jasmin ist zu mir nach Linz gekommen und hat mich in den HR-Teil eingelernt. Sie hat mich bei Meetings mitgenommen und hat mir Aufgaben, die in ihren Bereich fallen, näher gebracht. In dieser Zeit gab es mit der Geschäftsführung und meinem Kollegen aus dem Facility-Bereich ebenfalls Meetings zur Einarbeitung. Am Ende hab ich mich in vieles selbst eingearbeitet, was ich als sehr positiv empfand.

Dann hat man dir sicher den Spielraum gegeben, dass besonders am Anfang nicht alles zu 100 % perfekt sein muss, oder?

Ja genau, ist auch bis heute kein Problem. Es gibt natürlich immer wieder Sachen, die untergehen, weil es so eine 1000-Sacher-Sache ist. Ich habe auch länger gebraucht, bis ich das richtige System, wie ich meine Aufgaben überblicke und sortiere, gefunden habe. Mein Terminkalender ist neben vereinzelten Meetings voll mit Aufgaben oder Remindern, sodass nichts untergeht.

Du hast ja schon etwas über deinen Alltag erzählt. Ich hätte gern noch mehr Einblicke. Wie schaut so dein typischer Arbeitsalltag aus?

Manchmal habe ich einen Plan für meinen Tag und dann kommt es aber doch ganz anders, aber das geht sicher nicht nur mir so. Wenn ich in der Früh den Laptop anmache, dann starte ich mal Outlook und im Browser mache ich mindestens Confluence, Jira, Google Drive und unser Bewerbungsmanagement sofort auf. Das sind meine Tabs, die immer offen sind. Dann schaue ich, wie viele E-Mails hereingekommen sind, schau zuerst, ob etwas ganz Dringendes dabei ist oder ob es reicht, wenn ich mir die E-Mails einfach im Laufe des Vormittags durchschaue. Ich schaue mir dann auch an, welche Dokumente ich im Google Drive als letztes offen hatte, weil meistens sind das auch die Dokumente, an denen ich weiterarbeiten möchte.

Wenn ich im Büro bin, geht der zweite Blick oft direkt in die Küche. Hier schaue ich gerne mal, dass alles passt. Fülle das Frühstücksmüsli auf, check Obst und Milch oder räume den Geschirrspüler aus. Und so starte ich oft in meinen Tag. Mir ist es wichtig, dass man sich im Büro wohlfühlt und es den Kollegen an nichts fehlt. 

Das passt gerade perfekt zu meiner nächsten Frage. Wie geht es dir so mit deinen Kollegen?

Ab und zu würde ich gerne wissen, wie es den Kollegen mit mir geht. [lacht] Aber grundsätzlich gut. Ich würde mir wünschen, manche Gesichter öfter im Büro zu sehen. Ich weiß, dass das in Zeiten von Home-Office und vielen Meetings schwieriger umzusetzen ist. Wenn der Kalender voller virtueller Meetings ist, dann macht es halt wenig Sinn dafür ins Büro zu kommen. Durch die Idee eines unverbindlichen Bürotags hoffe ich, dass sich dadurch die KollegInnen öfter sehen. Ich glaube, Kommunikation in persona ist unheimlich wichtig und fördert das Verständnis untereinander. Das können Chats, E-Mails oder virtuelle Meetings nicht gänzlich ersetzen. 

Was fordert dich am meisten heraus? Was fällt dir am schwierigsten?

Das ist eine gute Frage. Das Schwierigste ist, glaube ich, in stressigen Zeiten, in denen ganz viel zusammenkommt, Gelassenheit zu bewahren. Dann ist es einfach mal so, dass nicht jeden Tag alle Aufgaben abgeschlossen werden können. Dann ziehe ich die teilweise eine längere Zeit lang mit. Und da ist es am schwierigsten für mich, dass ich gelassen bleibe und der Frust nicht zu stark aufkommt. Ab und zu dauern Aufgaben dann einfach etwas länger als geplant. 

Was fällt dir im Gegenzug leicht und macht dir Spaß?

Ich mag besonders gerne an meinem Job, dass meine Ideen fast immer irgendwo einen Nährboden und ein offenes Ohr finden, sodass man die Idee in einer gewissen Ausprägung oder Variante umsetzen kann.

Das beste Beispiel dafür ist unser zukünftiges Verpflegungs-Modell. Anfang des Jahres war noch eine ganz andere Idee im Gespräch, dazu habe ich auch recherchiert – durch verschiedene Eckdaten ist die Idee dann leider gestorben. Parallel ist dann das Angebot eines anderen Unternehmens aufgekommen. Ein Mitarbeiter hat erzählt, dass er davon bei 2-Minuten-2-Millionen gehört hat und das doch eine super Sache für uns wäre. Da der Geschäftsführung sowie den Abteilungsleitern die Idee ebenfalls zusagte, wurde die Idee umgesetzt. Solch mehr oder weniger zufälligen Entwicklungen gefallen mir in meinem Job. 

Was motiviert dich an deinem Beruf?

Zu wissen, dass ein bisschen was von früher übrig geblieben ist, also was die Art der Arbeit betrifft. In der Gastronomie ist es oft so, dass du am Arbeitsbeginn nie wirklich weißt, was dich erwartet und das hab ich immer noch ein bisschen in diesem Job. Es kann sein, dass irgendetwas Witziges, Aufregendes, Großes, Herausforderndes und Überraschendes im Posteingang wartet. Irgendeine Idee, ein Projekt oder auch ein Problem kann meinen kompletten Tag durcheinanderwerfen.

Wenn ich ins Büro komme oder meinen Laptop aufschlage, dann denke ich oft „schauen wir mal, was der heutige Tag so bringt“. Das mag ich an meinem Job und ich hoffe, dass das auch nicht verloren geht. Das brauche ich auch ein bisschen. Ich mag es, wenn mich Aufgaben ab und an etwas aus meiner Komfortzone locken. An denen lernt man am meisten. 

Eine letzte Frage habe ich noch: Womit verbringst du gerne deine Freizeit?

Ich liebe es, direkt an der Donau zu wohnen. Ich lese und gehe gerne spazieren. Sport mache ich generell gerne, ich gehe joggen und mache Yoga. Zudem verbringe ich gerne Zeit bei meinen Großeltern in den Bergen. Ich bin auch ein bisschen kreativ. Früher habe ich alles Mögliche gemacht: von Zeichnen, Aquarell und Acryl, über Häkeln und Stricken bis zu Nähen. Durch meine Jobs habe ich das leider länger nicht ausüben können, aber ich versuche momentan diese Sachen wieder in mein Leben einzubinden. Vielleicht ziehen auch noch weitere kreative Hobbys bei mir ein.