Die ersten Wochen und Monate im neuen Job sind für neue Mitarbeiter:innen meistens die prägendsten Tage im Laufe ihrer beruflichen Karriere. Daher ist es umso wichtiger, dass sie mittels eines strukturierten Onboarding-Prozesses im Unternehmen gut ankommen können. Sie sollen sich willkommen und wertgeschätzt fühlen sowie alle wichtigen Informationen erhalten, die ihnen in den ersten Tagen und Wochen als Unterstützung dienen. Wir bei world4you haben es uns zum Ziel gesetzt, neue Mitarbeiter:innen vom ersten Moment an voller Tatkraft zu unterstützen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick, wie unser Onboarding-Prozess im Detail abläuft.
Beginn des Onboardings noch vor dem ersten Arbeitstag
Bei world4you startet die Vorbereitung des Onboardings bereits nach der Vertragsunterzeichnung. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, werden für die neuen Mitarbeiter:innen alle notwendigen Arbeitsmittel bestellt und die Anmeldung in unseren Systemen geplant. Uns ist wichtig, dass sie ab dem ersten Tag voll ausgestattet sind und alles haben, was sie zum Arbeiten benötigt.
Onboarding bedeutet für mich, bei einer Firma ganzheitlich anzukommen. Als Management & HR Assistenz hat mein Onboarding gefühlt schon beim Bewerbungsprozess gestartet. Meine potenziellen neuen Kolleginnen und Kollegen haben mir meine Arbeitsaufgaben erläutert und einen Einblick in die Firmenkultur gegeben.
Lisa Havelka, Management & HR Assistenz seit August 2021
Da Transparenz, Information und Kommunikation relevante Eckpfeiler für eine gute Zusammenarbeit sind, werden alle Mitarbeiter:innen darüber informiert, welche neuen Kolleginnen und Kollegen zu uns kommen. Hierbei wird zunächst die eigene Abteilung und das Management informiert. Danach wird ein E-Mail an alle Mitarbeiter:innen mit den wichtigsten Details, wie zum Beispiel der Arbeitsbeginn, ausgeschickt. Für uns ist es selbstverständlich, dass wir auch an die Geburtstage unserer Mitarbeiter:innen denken. Daher wird im Kalender genau notiert, wann unsere Kolleginnen und Kollegen Geburtstag haben, damit wir ihnen gratulieren können – denn als Geschenk gibt es für jede:n einen Extra-Urlaubstag. 😊
Herzliches Willkommen bei world4you
Am ersten Arbeitstag werden die neuen Kolleginnen und Kollegen allen Mitarbeiter:innen vorgestellt. Dabei machen sie eine Runde durchs Büro und stellen sich in einem selbst formulierten E-Mail selber vor. So lernen auch die Kolleginnen und Kollegen aus dem anderen Standort sowie all jene im Home-Office die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter direkt am ersten Tag kennen.
Im Laufe des Vormittags führt unsere HR-Leiterin mit allen neuen Mitarbeiter:innen eine ca. 1,5-stündige Willkommenspräsentation durch. Dabei bekommen unsere neuen Teammitglieder alle wichtige Informationen, die ihren Arbeitsalltag erleichtern und eine gute Orientierung bieten. Es beginnt mit einem Überblick über das Unternehmen selbst, das Organigramm, unsere Benefits und Informationen, die ihnen den Arbeitsalltag bei uns erleichtern sollen. Zum Beispiel die Urlaubsbeantragung, Zeiterfassung, Alarmanlage, Dienstreisen, Home-Office-Richtlinien, Sicherheitsstandards und vieles mehr.
Als Begrüßungsgeschenk erhalten sie ein Welcome Package mit nützlichen Utensilien sowie einem Spar-Gutschein. Außerdem ist uns eine gute Vernetzung untereinander besonders wichtig. Daher laden wir unsere neuen Mitarbeiter:innen und deren Team zu einem gemeinsamen Mittagessen ein.
Teil des Onboardings ist es, einen genauen Überblick über alle Abteilungen zu erhalten und so unser Unternehmen, andere Abteilungen sowie deren Aufgaben gut kennenzulernen. Dazu werden eigene Kennenlerntermine mit allen Abteilungsleiter:innen organisiert. Auch unserem Geschäftsführer ist es ein besonderes Anliegen, dass er alle Mitarbeiter:innen persönlich kennenlernt. Diese Kennenlerntermine werden von den neuen Kolleginnen und Kollegen immer besonders positiv hervorgehoben.
Mein Arbeitsstart war unkompliziert und herzlich. Vom gemeinsamen Mittagessen, bis zum positiven Feedback auf meine Willkommens-E-Mail war der erste Arbeitstag ein Erfolg auf ganzer Strecke.
Lisa Havelka, Management & HR Assistenz seit August 2021
Damit sich die neuen Mitarbeiter:innen gut ins Unternehmen integriert fühlen, stellen wir ihnen einen Buddy zur Seite. Dieser fungiert für sie neben der HR-Abteilung als vertrauensvolle:r Ansprechpartner:in. Dabei ist er auch für die soziale Integration ins Team beziehungsweise ins Unternehmen da.
Am Nachmittag des ersten Tages werden den neuen Kolleginnen und Kollegen alle Arbeitsmittel und Unterlagen übergeben, die sie für die Arbeit benötigen. Es beginnt außerdem die gut durchdachte Einschulungsphase, die sich in den kommenden Tagen, Wochen und Monaten noch weiter fortsetzen wird. Wichtig ist uns dabei, dass die Fachabteilungen die Einschulung sowie Einarbeitung gut planen und alle neuen Teammitglieder immer eine:n Ansprechpartner:in haben. Das funktioniert trotz Home-Office und teilweiser Anwesenheit im Büro durch regelmäßige virtuelle Meetings und Chats sehr gut.
Neue Mitarbeiter:innen erhalten in den ersten Tagen sowie Wochen Einarbeitungsziele und übernehmen immer mehr eigene Aufgaben beziehungsweise Projekte. Wir schätzen hier auch sehr, dass sie sich mit vielen Ideen und Engagement einbringen.
Qualitativ hochwertiges Feedback steht an erster Stelle
Der Onboarding-Prozess von world4you endet nicht nach den ersten paar Arbeitstagen. Da regelmäßige Feedbacks in unserer Firmenkultur fest verankert sind, ist uns nicht nur das jährliche Mitarbeiter:innengespräch wichtig. Gerade in den Anfangszeiten ist es wichtig, dass neue Mitarbeiter:innen qualitativ hochwertiges Feedback bekommen. Hier haben wir in unserem Onboarding-Prozess fixe Feedbackgespräche nicht nur mit der Fachabteilung geplant, sondern auch am Ende des Probemonats und nach ca. 4-5 Monaten mit der HR-Leiterin. Damit wir den Onboarding-Prozess aber auch laufend optimieren, wird dieser durch die Feedbackgespräche mit unserer HR-Leiterin evaluiert, verbessert und angepasst.
Wir wollen zwar die Überraschung nicht verderben, aber hier noch ein kleines Geheimnis: Als spezielles Geschenk erhalten unsere neuen Mitarbeiter:innen nach dem Probemonat eine Willkommenstorte, die sie meistens mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro teilen. 😊
Wir haben bereits viel positives Feedback zu unserem Onboarding-Prozess bekommen. Hier ist uns vor allem wichtig, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sich ab der ersten Sekunde bei uns wohl, angenommen und willkommen fühlt. Wir nehmen uns Zeit, ihnen alles zu erklären und wollen eine gute Hilfe bieten. Sowohl beim Onboarding als auch generell bei uns im Unternehmen ist uns eine familiäre, angenehme Atmosphäre wichtig, die durch Offenheit, Wertschätzung, Respekt und Höflichkeit geprägt ist.
Wenn du dir jetzt denkst, ein gutes Onboarding ist ja eh Standard – nein, ist es leider nicht. Bei manchen Firmen wird man mit Informationen zum Job überflutet und bei anderen merkt man schon früh, dass die freundliche Fassade zu bröckeln beginnt. Das Onboarding ist neben den Job-Konditionen und Kolleginnen sowie Kollegen ein wesentlicher Faktor für das Team, das dadurch entsteht.
Lisa Havelka, Management & HR Assistenz seit August 2021
Klingt spannend? Wir hoffen, noch viele weitere neue Kolleginnen und Kollegen bei uns begrüßen zu dürfen! Einen Überblick zu allen offenen Jobangeboten bekommst du hier. Außerdem kannst du gerne auch mehr über unseren Bewerbungsprozess bei world4you nachlesen.
Fachwissen rund um deine Online-Plattform