In der heutigen Zeit liefern sich unsere Smartphones und Notebooks einen ständigen Kampf um unsere Aufmerksamkeit. Wir verbringen mehrere Stunden am Tag mit unseren Endgeräten, die dafür entwickelt wurden, von uns verwendet zu werden: Jeder Like, jeder Kommentar, jede Notification und jede E-Mail kann uns dabei ablenken, unsere eigentlichen Aufgaben zu erledigen. Da hilft oft nur eins – konzentrierte Arbeit. Doch wie kann frau oder man effektiv die eigene Produktivität steigern?
Dazu müssen wir in den Flow kommen. In der Psychologie ist ein Flow-Zustand ein geistiger Zustand, in dem eine Person, die eine Tätigkeit ausführt, dieser mit voller Konzentration, Engagement und Freude am Prozess der Tätigkeit nachgeht. Dadurch taucht man vollends in die Tätigkeit ein, wodurch sich sogar das Zeitgefühl deutlich ändern kann. Man erkennt das, wenn man nach einiger Zeit auf die Uhr sieht und sich dabei denkt: “Ich war gerade so vertieft, wo ist denn die Zeit geblieben?”. Menschen erleben dieses Stadium bei sehr unterschiedlichen Tätigkeiten und Zeitpunkten. Meistens handelt es sich dabei um Dinge, die man gerne macht: Gamer, Läufer:innen und Buchliebhaber:innen erleben dieses Gefühl durchaus häufiger.
Dieser Flow-Zustand kann auch dann erreicht werden, wenn man an etwas arbeitet. Dann nennt man das Deep Work: In dieser Arbeitsphase ist die eigene Produktivität besonders stark. Doch wie erreicht man das?
Manchmal geht das von selbst. An besonders effektiven Tagen fällt es uns leicht, uns in ein Projekt zu stürzen. An anderen Tagen schaffen wir es kaum, auch nur eine halbe Stunde lang nicht auf die Uhr, ein Smartphone oder in den Kühlschrank zu schauen. Für genau diese Tage braucht man stabile Methoden, um unsere Konzentration zurückzugewinnen. Einige davon haben wir in weiterer Folge zusammengefasst.
Führe eine To-Do-Liste
Eine Aufgabenliste kann nur dann erledigt werden, wenn diese überhaupt existiert. Du wirst erstaunt sein, wie unterschiedlich sich Menschen organisieren: Das Spektrum reicht von der “Liste im Kopf” bis zum persönlichen Kan-Ban-System.
Denke daran: Dein Gehirn ist keine Festplatte. Sehr viele Organisationsmethoden können dabei für unterschiedliche Menschen und Aufgaben funktionieren, die Liste im Kopf kann aber nicht geteilt werden und es gibt keine Garantie, dass nicht etwas vergessen wird. Das gilt vor allem dann, wenn man besonders viel Stress oder zeitgleiche Projekte hat. Es hilft nichts, sich zwanghaft etwas zu merken, das man auch niederschreiben kann.
Wir raten dir daher dringend dazu, eine To-Do-Liste zu führen – du wirst sehen, dass dein Hirn und deine Gedanken dadurch freier werden und du deine Produktivität steigern kannst. Das hilft wiederum deiner Konzentration.
Zeit blockieren und single tasking
Du hast bemerkt, dass du eine Aufgabe am Ende des Tages nicht geschafft hast, weil dir einige Termine zuvorgekommen sind oder du keine Zeit hattest, dich vernünftig auf diesen Task zu konzentrieren? Mache einen Termin mit dir selbst!
So gibst du deiner Aufgabe eine bestimmte Zeit, schaffst Dringlichkeit und übernimmst – ganz nebenher – wieder die Führung über deinen Terminkalender.
Pareto-Prinzip bzw. die 80/20-Regel
Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto, besagt, dass 80% der Folgen auf 20% der Ursachen zurückzuführen sind. Das bedeutet, dass beispielsweise 20% deiner Top-Produkte oder Blog-Artikel 80% deines Erfolgs bringen können. Natürlich handelt es sich dabei eher um eine Observation als um eine echte Regel, doch sie zeigt, dass das Verhältnis zwischen Input und Output nicht unbedingt ausgewogen ist.
Wenn wir das auf das Organisieren von Projekten ummünzen, könnte man es so denken: Rund 80% deiner Arbeitsqualität wirst du womöglich bereits in 20% der Zeit erreicht haben.
Es gibt sehr viele Bereiche, in denen der Unterschied zwischen 80 und 100% den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg darstellt. Überlege dir dennoch, ob es sich bei deiner Aufgabe um etwas handelt, das gleich zu Beginn perfekt sein muss, oder ob deine Ausarbeitung für die erste Feedbackrunde nicht bereits gut genug ist.
Der Grund ist einfach: Wenn du eine Person fragst, ob sie Feedback zu deinem Ergebnis hat, gibt es eine hohe Chance, dass diese sich dazu verpflichtet sieht, dir Vorschläge zu machen. Wir Menschen machen das manchmal sogar dann, wenn wir es gar nicht notwendig finden. Ein Grund dafür kann sein, dass wir die fragende Person nicht enttäuschen wollen, nicht unhöflich sein möchten oder schlichtweg unseren Status behaupten, indem wir “mitreden”. Besonders in Kreativprozessen, in denen sich Menschen schnell eine Meinung bilden können, passiert das unweigerlich.
Bedenke die Pareto-Regel, wenn du beim nächsten Mal deine Ausarbeitung perfektionierst und dadurch für andere Projekte keine Zeit mehr bleibt.
Pomodoro-Technik
Eine neue Chat-Nachricht, E-Mail-Notification oder ein Abstecher in den Kommentarbereich des Nachrichtenportals: Wenn du merkst, dass du Schwierigkeiten hast, lange genug bei der Sache zu sein, kann die Pomodoro-Technik aushelfen.
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die ihren Namen von einer Tomaten-Küchenuhr des Erfinders Francesco Cirillo hat. Dabei stellt man sich einen Wecker oder Timer für 25 Minuten und macht danach eine Pause von 5 Minuten. Nach 4 Pomodori kann eine längere Pause von 15-20 Minuten gemacht werden. Der Grundgedanke davon ist, häufige Pausen zu machen und dabei nicht zu vergessen, die eigene Konzentrationsfähigkeit frisch zu halten. Gleichzeitig lässt man sich deutlich weniger ablenken, weil man sich vornimmt, diese 25 Minuten auch wirklich konzentriert an einem Projekt zu arbeiten.
“Für das brauch ich mal einen größeren Zeitblock.” Besonders interessant ist Pomodoro dann, wenn man ein sehr umfangreiches Projekt angehen möchte, aber wenig Überblick und Zeit hat. Durch die 25 Minuten zwingt man sich, eine Aufgabe zu starten, die vorher vielleicht zu unübersichtlich gewesen wäre, und kann somit die Produktivität steigern, vor allem am Projektbeginn.
Produktivitäts-Journal: Erkenne deine Peak Times
Vom Frühaufstehenden bis zum Morgenmuffel: Gewohnheiten kann man sich zwar antrainieren, aber dennoch hat man meistens eine Ahnung, wann man seine produktivste Zeit am Tag hat. Manche brauchen in den Morgenstunden Kaffee, um in die Gänge zu kommen, während andere am Nachmittag essensbedingt einen Einbruch haben und ab 14 Uhr eigentlich kaum mehr produktive Arbeit leisten können.
Unsere Aufgabe an dich: Versuche eine oder mehrere Wochen deine gefühlte Produktivität zu dokumentieren. Das muss zunächst gar nicht mehr als ein Notizzettel mit Zeiteinträgen sein – wichtig ist, dass du feststellst, an welchen Tagen und zu welcher Tageszeit du deine beste Leistung vollbringst. Wenn du kannst, schreibe auch auf, was du an den jeweiligen Tagen sonst noch so gemacht hast – vielleicht fällt dir auf, dass du nur dann müde bist, wenn du besonders viele Kohlenhydrate zu Mittag oder am Vorabend gegessen hast, oder dass dir der Sport am Morgen doch mehr Power gibt oder nimmt als gedacht.
Sobald du deine Peak Times, also deine produktivsten Zeiten, erkannt hast, versuche doch mal, deine schwierigen Aufgaben auf genau diese Zeit zu legen! Du wirst sehen, dass du deine Produktivität steigern und deinen Output verbessern kannst.
Nutze die richtigen Produktivitäts-Tools
Wir möchten hier auf Werbung verzichten und werden keinen Tipp für ein konkretes Produktivitäts-Tool nennen. Das wäre auch gar nicht sinnvoll, denn jedes Tool ist nur so stark, wenn man es richtig einsetzt: Ein Kalender oder ein E-Mail-Postfach ist keine To-Do-Liste und ein Stapel Post-It-Notizen ist kein Kalender. Denke bei der Wahl deines Tools unbedingt daran, was du organisieren möchtest, warum du das willst, wer damit arbeiten muss und wie das genau aussehen soll.
Achte auch darauf, dass dein Werkzeug nur so stark ist, wie notwendig, da überpowerte Software deine Kolleginnen und Kollegen, aber auch dich selbst, vor der Verwendung abschrecken kann. Wenn du lediglich eine einfache To-Do-Liste brauchst, kann eine vollwertige Projektmanagement-Software völlig überzogen sein.
Eliminiere Zeitfresser und Redundanzen
Oft geht es nicht darum, die Produktivität direkt zu steigern, sondern Zeitfresser zu eliminieren. Egal ob auf dem Desktop oder am Smartphone – wenn du dich immer wieder auf Social Media, in Kommentar-Sections oder in einem Browser Game wiederfindest, dann ist es vielleicht Zeit, dass du dich selbst von einem Zeitfresser schützt. Hast du schon mal daran gedacht, eine Software zu installieren, die bestimmte Websites oder Apps für dich blockiert? Probiere eines der zahlreichen Tools, um eine oder mehrere Anwendungen während deiner Arbeitszeit zu sperren und diese erst danach wieder freizugeben. Im Eigenversuch waren wir erstaunt, wie oft wir vor dem Sperrbildschirm sitzen.
Was dich jedoch auch überraschen wird: Bald gibst du deine gewohnten Websites nicht mehr automatisch ein, lenkst dich selbst nicht mehr so ab und bist dadurch konzentrierter bei der Sache. Und wenn du dich dann nach einigen Stunden doch wieder in deinen sozialen Medien einloggst, hat sich zumindest auch wirklich etwas Neues getan.
Es gibt allerdings auch Aufgaben, die Zeitfresser sind. Besonders Tätigkeiten, die eigentlich einfach auszuführen sind, aber viel Zeit in Anspruch nehmen, könntest du an jemand anderes auslagern. Denke darüber nach, ob du in deinem Alltag wirklich alle Aufgaben selber erledigen musst. Informiere dich über technische Automationsmöglichkeiten oder virtuelle Assistierende, die deine nervigsten Aufgaben übernehmen können. Oft lohnt es sich, etwas Geld auf ein Problem zu werfen, das dich sonst stundenlang beschäftigt – deine Zeit ist kostbar.
Produktivität steigern – wie machst du das?
Nicht alles muss immer effizient sein – sehr viele Kreativprozesse sind besonders in Zeiten der Ruhe erfolgreich. Das kreative Potenzial von Entspannung merkt man dann, wenn einem in der Dusche oder vor dem Einschlafen die besten Ideen einfallen. Doch wenn du deine Produktivität steigern willst, ist es wichtig, dass du deine eigenen Produktivitätsmuster erkennst und simple, einfach auszuführende Strategien nutzt.
Was nutzt du, um deine Produktivität zu steigern? Was sieht für dich ein produktiver Tag aus? Lass uns in den Kommentaren wissen, welche Strategien du nutzt, um qualitativ und quantitativ gute Arbeit zu leisten.
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