Projekt organisieren? Mach kleine Aufgaben daraus

Du musst ein Projekt organisieren, aber alles ist unübersichtlich? Deine Kolleginnen und Kollegen oder Auftraggeber:innen verlangen schon erste Pläne und Zeitschätzungen und du weißt nicht, wo du überhaupt beginnen sollst? Atme durch – diese Reaktion ist völlig normal. 

Ob man nun eine Website erstellen oder eine Feier organisieren soll – selbst fortgeschrittene Projektmanager:innen können oft nicht sofort einschätzen, wie lange etwas dauert, welche Aufgaben und Ressourcen dafür notwendig sind und womit man am besten startet. Aus diesem Grund gibt es einige simple Methoden, die dir dabei helfen, einen ersten Überblick über dein Projekt zu erhalten.

Das Ziel: Aus einem Projekt sollen kleinere, machbare Aufgaben entstehen. Aufgaben, die du einfach erklären, verteilen, erledigen und im Überblick behalten kannst. 

In diesem Artikel erklären wir dir, wie du ein Projekt organisierst, indem du es auf wesentliche Schritte herunterbrichst.

Was brauche ich zur Projektorganisation?

Die Auswahl an Produktivitäts- und Projektmanagement-Tools ist riesig. Von kleinen To-Do-Listen-Apps bis zu vollwertiger Projektmanagement-Software für Teams mit dreistelliger Kopfzahl kannst du so ziemlich alles finden, was dein Herz begehrt. Hierbei kommt es auf die persönlichen Vorlieben und Voraussetzungen an.

In diesem Beitrag besprechen wir die Grundprinzipien davon, wie sich ein Projekt organisieren lässt, indem man es herunterbricht. Die meisten Projekte sind theoretisch sogar mit Stift und Papier abbildbar, weshalb wir hier auf Software-Empfehlungen verzichten. Dennoch solltest du dir bei der Wahl deines Tools um Folgendes Gedanken machen:

• Wie viele Personen arbeiten zusammen? Bin ich alleine, arbeite ich mit meiner Abteilung oder ist das Projekt interdisziplinär?
• Reicht mir eine Aufgaben-Liste, oder brauche ich auch Dokumente, Kanban-Boards, Kommentar- und Teamfunktionen?
• Ist die Software gut in meine bestehenden Workflows integrierbar? Gibt es Redundanzen?
• Werden Kolleginnen und Kollegen diese Software nutzen? Wie bring ich andere dazu, das Tool überhaupt aufzumachen?

Wie wird aus einem Projekt eine Taskliste?

„Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs.“ oder „Nichts ist besonders schwer, wenn man es in kleine Aufgaben unterteilt.“, sagte der US-amerikanischer Erfinder Henry Ford. Auch wenn viele Ansätze zur Arbeitsteilung des Automobilpioniers in den vergangenen Jahrzehnten kritisiert, diskutiert und überarbeitet wurden, liegt hier eine Kernaufgabe des Projektmanagements: Jemand muss sich Gedanken machen, wie ein unübersichtliches und komplexes Projekt auf eine Reihe machbarer Aufgaben heruntergebrochen wird.

Denn: Eine Aufgabe ist im besten Fall ein klar definierter Arbeitsauftrag, bei dem klar ist, wer was bis wann zu erledigen hat. Ein Projekt beinhaltet eine ganze Reihe von Aufgaben, die von verschiedenen Personen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erledigt werden können. Doch in den seltensten Fällen kommen Wünsche und Anforderungen in fertigen Arbeitspaketen oder konkreten Aufgaben daher: „Erstelle eine Website“, „Organisiere eine Feier“ oder „Koche Abendessen für 10 Personen“ sind häufige Anfragen im Beruf und im Privatleben.

Aus diesem Grund haben wir einige Tipps und Vorgehensweisen für dich, die sich in jedem Projekt auf jeden Fall auszahlen. 

Entferne alle Ablenkungen und plane Zeit

Auch wenn es offensichtlich klingt: Wer zu sehr abgelenkt ist, kann kein Projekt planen. Doch diese Projektplanungsphase ist entscheidend für deinen Erfolg. Blockiere dir daher genug Zeit im Kalender, setze deine Kopfhörer auf (ich empfehle LoFi-Radios oder Noise Machines zur bestmöglichen Konzentration) und versuche, deine Notifications auszumachen. 

Unsere Erfahrung ist, dass ein gut durchgeplantes Projekt im weiteren Verlauf viel Zeit, Nerven und Geld spart. Nimm dir einen fixen Zeitraum und versuche, in diesem Zeitraum nichts anderes zu machen. Auch wenn du hierfür nur 20 Minuten entbehren kannst: Du wirst erstaunt sein, wie schnell ein Projekt heruntergebrochen werden kann.

Mein Tipp: Beobachte, wie viel Planung du in 10, 30 und 60 Minuten erledigen kannst und finde deinen persönlichen Sweet Spot für die optimale Dauer deiner Projektplanung. 

Schreibe alle Aufgaben auf

Überlege, welche Aufgaben in deinem Projekt anfallen und schreibe diese ungeordnet und ohne Bewertung auf. Die Unterscheidung zwischen Haupt- und Unteraufgaben ist hier noch zweitrangig. Wichtig ist, dass du an so viele Aufgaben denkst, wie möglich. Du musst hier noch nicht geordnet vorgehen – das Ordnen der Aufgaben folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Oft denkt man erst mit dem Niederschreiben einer Aufgabe überhaupt an die Voraussetzung.

Wenn du beispielsweise eine Portfolio-Website erstellen möchtest, könnte das Ergebnis deiner Brainstorming-Phase so aussehen:

(Darstellung aus dem Miro)

Was du dafür nutzt, kommt ganz auf deinen Geschmack an – manche Personen bevorzugen in dieser Phase Stift und Papier oder Post-Its, andere arbeiten mit visuellen Brainstorming Tools oder einer einfachen Text-Liste. Das sind alles legitime Werkzeuge für diesen Vorgang. 

Definiere eine Abfolge

Wenn du deine Aufgaben so gut wie möglich aufgeschrieben hast, lohnt es sich, die Aufgaben nun zu ordnen. Wenn du dabei sehr viele Aufgaben definiert hast, kannst du auch zwischen Haupt- und Unteraufgaben unterscheiden. Wichtig ist aber, dass klar ist, welche Voraussetzungsketten es bei der Umsetzung deines Projekts gibt. Bei unserem Website-Beispiel kann das nun so aussehen.

(Darstellung aus dem Miro)

Aufgaben wie die Installation von WordPress und den notwendigen Plugins haben wir unter der Hauptaufgabe WordPress-Installation organisiert. Damit schaffen wir Übersichtlichkeit, haben aber trotzdem alle notwendigen Aufgaben festgehalten.

Priorisiere deine Aufgaben

Wenn du dein Projekt auf mehrere Aufgaben heruntergebrochen hast, kann es sein, dass du zwar Ordnung geschaffen hast, aber gleichzeitig sehr viele Dinge tun musst. Mache dir in diesem Fall Gedanken, ob wirklich jede einzelne Aufgabe in diesem Projekt erledigt werden muss.

In unserem Beispiel der Portfolio-Website haben wir in der ersten Brainstorming-Phase festgehalten, dass wir auch die Social-Media-Präsenz verlinken möchten. Wenn wir jetzt allerdings noch gar keine Social-Media-Präsenz haben, kann es sein, dass du mitten im Projekt noch weitere Aufgaben mit aufnehmen musst, um überhaupt eine Social-Media-Präsenz zu haben. Diesen für jede vernünftige Planung nachteilhaften Vorgang bezeichnet man übrigens als Feature Creep. Nun stellen wir uns die Frage: Können wir die Social-Media-Präsenz nachziehen und die Verlinkung als Teil des Folgeprojekts „Social Media“ erledigen? Wir entscheiden uns dafür, die Aufgabe aus diesem Projekt herauszunehmen.

Außerdem haben wir geplant, unser Portfolio hochzuladen. Genau genommen handelt es sich auch hier um sehr viele kleine Aufgaben, denn potenziell möchtest du zu jedem Eintrag einen kleinen Text verfassen oder musst andere, redaktionelle Vorbereitungen treffen. Doch das alles aufzubereiten dauert sehr lange. Unser Tipp: Hinterfrage, wie viele deiner Werke tatsächlich für dein Portfolio relevant sind. Was wäre, wenn du dich mit nur wenigen Portfolio-Einträgen präsentieren müsstest? Reicht es, wenn du die Arbeiten der letzten beiden Jahre sowie eine Handvoll ausgesuchter Einträge online stellst? Kurz: Muss es wirklich alles sein? In unserem Beispiel entscheiden wir uns, vorerst nur 6 Einträge vorzubereiten – diese aber so richtig gut.

Teile andere ein

Jetzt, wo wir alle Aufgaben genau definiert haben: Überlege, wenn du das Projekt organisierst, ob du alles selbst machen musst oder willst. Wenn du in einem Unternehmen tätig bist, kannst du versuchen, andere Mitarbeiter:innen ins Boot zu holen. Aber selbst, wenn du alleine bist, kannst du Freelancer beauftragen oder Freunde fragen. 

Egal, in welcher Situation du dich befindest: Es ist in jedem Fall wahrscheinlicher, Hilfe bei einer spezifischen Aufgabe zu bekommen. Sage also nicht „Kannst du mir bei der Website helfen?“. Besser ist: „Kannst du mir die Installation von WordPress erledigen und ein Kontaktformular einrichten?“. 

Beginne mit einfachen Dingen

Du weißt nun, was zu tun ist. Wenn du nun das Gefühl hast, schon zu lange in der Planung festzustecken: Fang mit etwas Leichtem an: Kaufe ein Webhosting (zum Beispiel bei world4you) oder installiere WordPress – es geht mit Easy.Install wirklich einfach. Damit hast du gleich erste Aufgaben erledigt und bekommst auch das Gefühl, dein Projekt entscheidend weitergebracht zu haben. 

Dass das Geschmacksache ist, zeigen Anhänger:innen des „Eat the frog“-Prinzips: Hier werden die schwierigsten Tätigkeiten zuerst erledigt.

Bleib am Ball

Du kennst das sicher. Du hast seit Wochen nicht mehr an deinem Projekt weitergearbeitet und weißt gar nicht mehr so genau, woran du zuletzt gearbeitet hast. Nun, das ist mit deiner neuen Aufgaben-Liste übersichtlicher geworden. Aber trotzdem empfiehlt es sich, laufend an deinem Projekt weiterzuarbeiten, um den Überblick und die Motivation nicht zu verlieren. Dadurch entfällt auch die lästige Einarbeitungszeit. Wer am Ball bleibt, muss ihn nicht erst holen. 

Unser Tipp: Wähle eine Art von Aufgabenliste, in der du auch den Überblick über erledigte Aufgaben hast. So sparst du dir die „Hab ich das schon erledigt?“-Frage.

Eine Lösung für alle Projekte?

Kein Projekt ist gleich. Manche Projekte sind dynamisch und es kommt laufend etwas dazu. Andere Projekte benötigen viele unterschiedliche, vielleicht sogar unternehmensexterne Personen. Es läuft immer etwas anders, wenn du ein neues Projekt organisierst.

Nichtsdestotrotz bleiben wir dabei: Eine gute Liste an Aufgaben hilft immer, auch wenn diese ständig in Änderung ist. Selbst bei Projekten, die bereits laufen, ist es keine schlechte Idee, sich einen neuen Überblick zu schaffen – gerade dann, wenn man zwischendurch den Faden verloren hat. Probiere es einfach aus!