5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Kennst du das? Die Tage sind viel zu kurz und am Ende der Zeit sind immer noch viel zu viele Aufgaben übrig. Wir wollen dich dabei unterstützen, damit du am Ende eines Schul-, Studiums- oder Arbeitstages dich nicht völlig überfordert fühlst und die zur Verfügung stehende Zeit effektiver nutzen. Aus diesem Grund haben wir wichtige Tipps zum Thema Zeitmanagement für dich zusammengefasst.

Gutes Zeitmanagement ermöglicht es dir, Prioritäten zu setzen und Ablenkungen zu vermeiden. So kannst du die zu erledigenden Aufgaben besser einteilen und deine Zeit besser nutzen. Das reduziert nicht nur deinen Stress, sondern du lernst auch, deine Ziele zu erreichen und Aufgaben produktiv abzuarbeiten.

Du hast Stress in der Arbeit, in der Schule oder im Studium? Es fällt dir schwer, Beruf sowie Familie unter einen Hut zu bringen und deine Zeit richtig zu nutzen? Wir haben 5 Tipps für besseres Zeitmanagement für dich aufgeschlüsselt.

#1: Lege realistische Ziele fest

Beginne mit einem realistischen Zielbild. Überlege dabei, welche Aufgaben überhaupt von dir erledigt werden sollen und was du damit erreichen willst. Damit erzielst du einen zusätzlichen positiven Effekt, da du auf ein Ziel hinarbeitest und dich freust, wenn du dieses erreichst.

Du kannst von einem größeren Ziel die entsprechenden Schritte zur Erreichung dieses ableiten und in konkrete Aufgaben teilen. Davon kannst du im nächsten Schritt deine entsprechenden Tagesziele festlegen. Beschäftige dich dabei auch damit, wie lange die einzelnen Tasks dauern und ob eine Abhängigkeit zwischen den Aufgaben besteht. Vergiss dabei auch nicht darauf, dass du Puffer in deine Zeitplanung einbaust.

Für deine Psyche ist es außerdem besser, wenn du dir noch einen zusätzlichen Task schnappst, falls du rascher mit deinen Tagesaufgaben fertig wirst, anstatt andauernd eine unfertige Aufgabe aufgrund von Zeitmangel auf den nächsten Tag verschieben zu müssen. 

#2: Setze Prioritäten

Sobald du einen Überblick zu den anstehenden Aufgaben hast, kannst du entscheiden, welche von diesen am dringendsten zu erledigen sind. Gibt es eine Deadline? Ist der Output besonders wichtig für die Erreichung des festgelegten Ziels? Braucht jemand eine Rückmeldung von dir, um selbst weiterarbeiten zu können? All diese Fragestellungen sollten in deine Priorisierung miteinfließen.

In diesem Bereich hat sich zum Beispiel die ABC-Methode etabliert. Wirf dabei einen Blick auf all deine Aufgaben und teile diese in drei Kategorien ein:

• Kategorie A betrifft alle Aufgaben, die besonders wichtig sind.
• Kategorie B umfasst alle Tasks, die eine mittlere Wichtigkeit aufweisen.
• Kategorie C spiegelt alle Aufgaben wider, die keine Dringlichkeit haben.

Willst du bei der Kategorisierung noch ein bisschen mehr ins Detail gehen, steht dir auch die Eisenhower-Methode für ein besseres Zeitmanagement zur Verfügung. In diesem Fall kannst du deine Tasks in folgendes Schema einordnen:

• Die Aufgabe ist wichtig und dringend.
• Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend.
• Die Aufgabe ist dringend, aber nicht wichtig.
• Die Aufgabe ist weder dringend noch wichtig.

#3: Erstelle eine To-Do-Liste

Zu diesem Zeitpunkt hast du bereits viele Informationen über deine Aufgaben gesammelt. Diese wichtigen Elemente kannst du nun in deine To-Do-Liste einfließen lassen. Schreibe nieder, welche Aufgaben du erledigen willst und mit der zur Verfügung stehenden Zeit auch kannst. 

Es kann auch helfen, wenn du konkret definierst, welche Dinge du an diesem Tag NICHT erledigen willst. Zusätzlich lohnt es sich ebenfalls, wenn du immer am Ende des Tages bereits den nächsten Tag planst. Dann kannst du direkt losstarten und musst nicht mit Planungsaufwand in den Tag starten. Am besten startest du stattdessen direkt mit der wichtigsten Aufgabe.

#4: Plane deine zeitlichen Ressourcen

Wir haben ja bereits bei den Zielen über das Thema Zeit gesprochen. Definiere pro Aufgabe, wie lange du in etwa für die Erledigung benötigen wirst. So kannst du viel besser einschätzen, wie viele deiner Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Vergiss dabei nicht, Pausen einzuplanen. Keiner von uns kann produktiv mehrere Stunden durcharbeiten.

Lass dich in den Arbeitsphasen nicht von anderen Geräten, E-Mails oder Telefonaten ablenken. Fokussiere dich am besten immer nur auf eine Aufgabe und definiere Arbeitsblöcke, an denen du ähnliche oder rasch erledigbare Kleinigkeiten abarbeitest.

Methoden und Tipps, wie du deine Produktivität steigern kannst, haben wir bereits ausführlich in einem unserer Blogartikel für dich zusammengefasst:
7 simple Techniken, mit denen du deine Produktivität steigern kannst >

#5: Atme einmal tief durch

Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass zu viele unterschiedliche Aufgaben für zu wenig Ressourcen herausfordernd sein können. Der beste Tipp, den wir uns an dieser Stelle aber gegenseitig geben können, ist, dass wir uns selbst nicht zu viel unter Druck setzen sollten. Am besten atmen wir einmal tief durch und versuchen systematisch die Herausforderungen abzuarbeiten.

Überforderung wirkt sich negativ auf unseren Gemütszustand und auch auf die Qualität unserer Arbeit aus. Kommst du aber dennoch in so eine Situation, verschaffe dir anhand unserer vorangehenden Tipps einen guten Überblick und eine realistische Planung deines Tages. Zusätzlich kannst du überlegen, ob die Möglichkeit besteht, Aufgaben an andere Personen abzugeben. Lerne außerdem, auch einmal “nein” zu sagen.

In herausfordernden Zeiten kannst du auch viel über dich selbst lernen. Achte im Detail darauf, zu welchen Zeiten du besonders produktiv bist und nutze diese Top-Performance-Zeiten für wichtige oder zeitkritische Aufgaben.

Tools für besseres Zeitmanagement

Beim Thema Zeitmanagement muss jede Person für sich selbst herausfinden, welche Tricks funktionieren und welche nicht. So kannst du dich zum Beispiel auch von technischen Hilfsmitteln unterstützen lassen, um deine Zeit besser einzuteilen und die Aufgaben im Blick zu behalten. Wir haben drei Tools für dich zusammengefasst.

Kalender

Oftmals braucht es gar nicht viele zusätzliche Systeme, um deine täglichen Aufgaben zu organisieren. Dein E-Mail-Client sowie eine entsprechende Kalender-Funktion bieten dir meist einige spannende Funktionen, die dein Zeitmanagement positiv unterstützen können. Hier ein paar Beispiele:

• Blockiere dir Termine im Kalender, an denen du ungestört und fokussiert an deinen Aufgaben arbeitest.
• Achte bei der Planung darauf, wie viele Termine an dem jeweiligen Tag anstehen und wie viel Arbeitszeit dir tatsächlich zur Verfügung steht.
• Erstelle aus E-Mails mit Arbeitsaufträgen Tasks, die auf deiner To-Do-Liste landen.
• Stell dir Erinnerungen für wiederkehrende Aufgaben.

Trello

Trello ist ein modernes Organisationstool, mit dem du die klassische To-Do-Liste auf Papier ablösen kannst und so auch Flexibilität gewinnst. Aufgaben können notiert, kategorisiert und geplant werden. Zusätzliche Features ermöglichen es unter anderem auch, Deadlines zu hinterlegen, unterschiedliche Labels zu vergeben und weitere Personen zur Zusammenarbeit einzuladen.

Mit dem kostenlosen Tool kannst du zum Beispiel deine Aufgaben für die aktuelle Woche planen und einen Backlog mit weiteren Aufgaben anlegen. Per Drag&Drop lassen sich die unterschiedlichen Tasks den jeweiligen Wochentagen zuordnen. Bei Veränderungen kannst du flexibel deinen Aufgabenpool anpassen.

Todoist

Es gibt viele weitere Online-Tools, die dir ähnlich wie Todoist dabei helfen können, deine To-Dos zu verwalten und somit strukturiert zu erledigen. Die Grundversion des Tools ist kostenlos und kann bereits stark weiterhelfen, um deine Zeit besser zu organisieren. Du kannst dabei einfach unterschiedliche Listen erstellen und verwalten. Dabei überzeugt das System mit einer einfachen Bedienung auf unterschiedlichsten Geräten.

Zusätzlich kannst du mit anderen Personen zusammenarbeiten, falls dies für ein Projekt relevant ist. Es bestehen ebenfalls Schnittstellen zu anderen Systemen, wodurch du zum Beispiel deine Aufgaben in Todoist auch mit Outlook kombinieren kannst.

Wir hoffen, dass du mit unseren Tipps dein Zeitmanagement auf ein neues Level heben kannst und Ideen bekommen hast, um etwas mehr Organisation in deine täglichen Aufgaben zu bringen. 

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